Das Archiv steht allen Interessierten offen. Benutzerinnen und Benutzer weisen sich zu Beginn des Besuchs mit ihren Personalien und ihrem Forschungsziel aus. Die Unterlagen sind nicht ausleihbar und müssen vor Ort eingesehen werden.

Unterlagen, die weniger als 30 Jahre alt sind, unterliegen der Schutzfrist und sind der Öffentlichkeit grundsätzlich nicht zugänglich, sofern sie nicht bereits früher öffentlich zugänglich waren. Bei Akten mit schützenswerten personenbezogenen Informationen gilt eine verlängerte Schutzfrist gemäss der einschlägigen Gesetzgebung (IDAG). Ausnahmen sind unter bestimmten Voraussetzungen möglich.

Zu den erschlossenen Beständen steht ein elektronisches Verzeichnis zur Verfügung, das über das Internet zugänglich ist. Das Archivpersonal unterstützt Benutzerinnen und Benutzer auf Wunsch bei der Recherche. Vor Ort steht ausserdem eine kleine Präsenzbibliothek zur Verfügung.

Die seit 2014 verzeichneten Dossiers sind über die Standortverwaltung auffindbar. Diese Archivalien sind im Magazin nicht nach Signatur geordnet abgelegt, sondern das Findmittel weist direkt auf das Archivbehältnis hin, in dem sich das betreffende Dossier befindet.

Die Behältnisse sind nach folgendem Schema bezeichnet: Formatbezeichnung_Laufnummer, z. B. NF_0001 (Schachtel im Normalformat A4, Laufnummer 0001).

Folgende Formatbezeichnungen werden verwendet:

• NF – Normalformat (A4)
• GF – Grossfolioformat
• SF – Sonderformate (A3 und grösser, Einwohnerkarteikarten, Urkundenschachteln)
• PK – Planköcher
• PM – Planmappen

Präfixe vor der Behältnisbezeichnung geben die Zugehörigkeit zu bestimmten Beständen oder Unterbeständen an.

Die Signatur auf Aktenumschlägen und Buchzeichen ist unabhängig von der Archivstruktur. Sie besteht aus dem Kürzel ARVG gefolgt von der datenbankweit automatisch vergebenen Eintrags-Nummer. Beispiel: Das Dossier Schuljahr 1956/57: Schulchronik trägt in der Archivstruktur die Position B.48.12.150154 – die Signatur auf dem Aktenumschlag lautet entsprechend ARVG 150154.