Das Archiv ist frei zugänglich. Benutzerinnen und Benutzer müssen sich über Personalien und Arbeitsziele ausweisen. Die Unterlagen sind nicht ausleihbar. Sie müssen an Ort und Stelle eingesehen werden.
Die Unterlagen sind während der Dauer von 30 Jahren seit ihrer Anfertigung der Öffentlichkeit nicht zugänglich, sofern sie nicht vorher schon öffentlich zugänglich waren. Wenn die Akten schützenswerte personenbezogene Informationen enthalten, gilt eine längere Schutzfrist gemäss Gesetzgebung (IDAG). Ausnahmen sind unter bestimmten Bedingungen möglich.

Zu den erschlossenen Beständen besteht ein elektronisches Verzeichnis, das über das Internet konsultiert werden kann. Benutzerinnen und Benutzer werden auf Wunsch vom Archivpersonal bei der Suche unterstützt. Es besteht eine kleine Präsenzbibliothek.

Die seit 2014 verzeichneten Dossiers sind über die Standortverwaltung auffindbar. Dies bedeutet, dass diese Archivalien nicht nach Signatur geordnet im Archivmagazin stehen, sondern dass im Findmittel (Verzeichnis) das Archivbehältnis angegeben ist, in dem sich das entsprechende Dossier befindet. Die Bezeichnung der Schachteln ist folgendermassen aufgebaut: Bezeichnung Schachtelformat_Laufnummer Bsp. NF_0001 (Schachtel im Normalformat A4, Laufnummer 0001)

NF: Normalformat, A4-Schachteln
GF: Grossfolioformat
SF: Sonderformate wie A3 und grösser, Einwohnerkarteikarten, Urkundenschachtel
PK: Planköcher
PM: Planmappen

Präfixe vor der Behältnisbezeichnung präzisieren die Zugehörigkeit zu bestimmten Beständen oder Unterbeständen.

Referenznummerverzeichnung: Die Signatur auf den Aktenumschlägen und den Buchzeichen ist von der Archivstruktur unabhängig. Sie besteht aus dem Kürzel ARVG und der von der Datenbank automatisch vergebenen Nummer pro Eintrag. Beispiel: Das Dossier „Schuljahr 1956/57: Schulchronik" hat in der Archivstruktur die Position B.48.12.150154 und die Signatur auf dem Aktenumschlag lautet ARVG 150154.